בחברות המשתייכות לאותה קבוצה, עסקה אחת עשויה להפוך לשורת פעולות מקבילות: הזמנת רכש, הזמנת לקוח, תעודת משלוח ועדכון מלאי. כאשר כל שלב מוקלד בנפרד, קשה לעקוב אחר התמונה המלאה.
מתחילים ממיפוי זוגות המסמכים
יש להגדיר איזה מסמך בחברה אחת יוצר איזה מסמך בחברה השנייה. המיפוי כולל פריטים, יחידות מידה, מחסנים, מטבעות ומחירים. לא כל שדה צריך להיות מועתק — חלק מהערכים צריכים להיקבע לפי כללי החברה המקבלת.
שומרים על ההפרדה העסקית
אוטומציה אינה מבטלת אישורים או בקרות חשבונאיות. כל חברה שומרת על הרשאותיה ועל הכללים שלה, וההעברה מתבצעת רק כאשר התנאים שהוגדרו מתקיימים.
מונעים יצירת מסמכים כפולים
קישור ברור למסמך המקור מאפשר לבדוק אם הפעולה כבר בוצעה. זה חשוב במיוחד כאשר נדרש ניסיון חוזר לאחר תקלה או ניתוק.
מציפים חריגים במקום להסתיר אותם
מומלץ לתת לצוות התפעול רשימת תהליכים שלא הושלמו, עם הסבר שימושי ופעולת המשך. מטרת האוטומציה היא לחסוך טיפול שגרתי ולמקד את האנשים במה שדורש שיקול דעת.
לפני יישום, מומלץ לבדוק תרחישי תיקון וביטול לצד התרחיש הרגיל, ולאמת את ההשלכות עם הצוותים הכספיים והתפעוליים.